著錄規則

合作單位：
國立故宮博物院圖書文獻處
中央研究院歷史語言研究所

起草日期：西元2001年09月

修訂日期：2001/09、2002/01、2002/03、2003/06、2003/08

參考資料：
薛理桂。「中文檔案機讀編目格式之研究」。國立政治大學圖書資訊學研究所，行政院國家科學委員會專題研究計畫成果報告(NSC 87-2411-H-004-014)，民87年7月。

薛理桂。「我國檔案編目現況與中文檔案編目規則擬訂之研究(I)」。國立政治大學圖書資訊學研究所，行政院國家科學委員會專題研究計畫成果報告(NSC 88-2413-H-004-013)，民88年7月。

薛理桂。「我國檔案編目現況與中文檔案編目規則擬訂之研究(II)」。國立政治大學圖書資訊學研究所，行政院國家科學委員會專題研究計畫成果報告(NSC 89-2413-H-004-006)，民89年7月。

中國圖書館學會分類編目委員會修訂。中國編目規則. 修訂二版。台北市：中國圖書館學會，民89。

中國第一歷史檔案館編。明清檔案工作標準文獻匯編。北京市：中國標準出版社，1995。

劉錚雲、王健美等整理。內閣大庫檔案著錄規則。台北市：中央研究院歷史語言研究所，民90年。(內部文件， 90/09/01)

薛理桂。檔案學導論。台北市：漢美，民87。

International Council on Archives(ICA). ISAD(G)：General International Standard Archival Description. 1994.

Hensen, Steven L.. Archives, personal papers, and manuscripts：a cataloging manual for archival repositories, historical societies, and manuscript libraries(APPM). Chicago : SAA, 1989.

Cook, Michael and Procter, Margaret. A manual of archival description. Second edition(MAD2).England : Gower, 1989.

Shepherd, Elizabeth and Smith, Charlotte. "The Application of ISAD(G) to the Description of Archival Datasets"Journal of the Society of Archivists v.21n.1(2000):55-86.

Miller, Fredric M. Arranging and Describing Archives and Manuscripts. Chicago : SAA, 1990.

Cook, Michael. The management of information from archives. England : Gower, 1999.


檔案著錄規則


甲編 著錄

第一章 總則

0檔案控制層次

1架構說明

2基本元素項目

3名詞術語

3.1檔案著錄
檔案著錄係對檔案館及存藏所的館藏，進行檔案內容及形式上的分析、組織和記錄以提供定義、管理、定位，並解釋說明檔案館與存藏所的館藏及徵集館藏之背景，及建立資訊系統的過程。

3.2明清檔案
明清兩朝國家機關、社會組織和個人在從事社會活動過程中直接形成的有價值的各種歷史記錄。


第二章 明清檔案著錄細則

0通則

0. 1制定原則與適用範圍

(1)檔案著錄標準化是檔案管理的基礎工作之一。為建立明清檔案目錄的一致性、維護提昇明清檔案目錄的品質，加速典藏數位化，提供現代化的檢索方式與服務，特制定本細則。

(2)本細則遵循國際檔案描述標準ISAD(G)的國際性檔案著錄原則，考量我國檔案的特質，結合明清檔案的特殊性質和明清檔案管理及整理工作的實際情況制定。

(3)本細則適用於所有典藏明清檔案的單位，進行明清檔案的著錄。

0. 2控制層次

(1) 明清檔案的管理在尊重來源原則、原始次序原則以及考量管理需要的情況下，共分成五個層次：
層次一：管理層次(management)
層次二：全宗層次(record groups)
層次三：系列層次(series)
層次四：案卷層次(file folders)
層次五：件層次(items)

(2) 管理層次：明清檔案歷經時代變遷，分散存藏於不同的典藏地及典藏單位，為取得完整檔案管理架構，建立一實體分散但資訊集中的目錄中心，訂定各典藏單位之代碼，明確區分管理之權責。管理層次即用來說明典藏單位。

(3) 全宗層次：全宗用來定義明清檔案本身最上層之結構。全宗以立檔之最上層單位來區分，因此明朝檔案集為一全宗；清朝檔案亦集為一全宗，各給予代碼區分之。在管理層次下，全宗代號不可重覆。

(4) 系列層次：系列用來定義明清檔案第二層結構。系列以實際立檔之單位來區分，若組織龐雜，可下分副系列。在全宗層次下，系列代號不可重覆。副系列亦同。

(5) 案卷層次：案卷用來定義明清檔案第三層結構。案卷以立檔單位之業務功能來區分。在系列層次下，案卷代號不可重覆。

(6) 件層次 ：件用來定義明清檔案第四層結構。件為檔案的最小單位。在案卷層次下，件代號不可重覆。

0. 3著錄項目

凡目錄依次記載下列各項：
(1) 類型
(2) 著錄層次
(3) 登錄號
(4) 品名及事由
(5) 貼黃及釋文
(6) 文件別、文本、版本
(7) 語文
(8) 文向、圖像
(9) 質材
(10) 數量
(11) 裝潢、高廣
(12) 責任項
(具奏：責任者、責任日期、責任地點)
(13) 批示
(批紅：批紅內容、批紅日期)
(14) 典藏沿革
(15) 保存狀況
(16) 使用限制
(17) 備註
(18) 關連、主題、關鍵詞
(19) 徵集方式
(20) 版權聲明
(21) 參考文獻
(22) 出版

0. 4著錄來源

以原檔案為主要著錄來源，在必要時或原檔案有毀損或散佚時得以其它考證資料補充之，但應依本規則標示之。

0. 5標點符號

[ ] 表示非來自檔案本身，由其它資料考證得出的著錄內容。
( ) 表示源自檔案內容，非主著錄內容，但為必要性之補充。
， 同一欄內不同性質多值資料的分隔。
； 同一欄內同性質多值資料的分隔。
– 起迄連結。
： 附註說明。

0. 6著錄詳簡層次

(1) 著錄項目分為必要項目和選擇項目，詳見各著錄項目。
(2) 著錄詳簡層次分為簡要層次和詳細層次。
(3) 凡款目中僅著錄必要項目者，稱簡要層次；而款目中不僅著錄必要項目，還著錄了選擇項目者，稱詳細層次。

0. 7著錄文字

(1) 以照錄為原則，寧缺勿錯。
(2) 漢文檔案著錄時，以一般中文輸入，如因時代差異所產生之中文異體字，則以照錄為原則。
(3) 他民族文字的檔案，則根據實際需要翻譯成一般中文著錄。(外文檔案著錄亦同)
(4) 無論著錄何種文字的檔案，對於編號如登錄號、數量、高廣及時間日期等著錄項目中的數字，一律使用阿拉伯數字。　

1著錄細則

1.1類型
1.1.1必要項目。
1.1.2定義：物件的類型。
1.1. 3著錄方式：明清檔案一律標示「檔案」。


1.2必要項目
1.2.1著錄層次
1.2.2定義：針對該款目所著錄的檔案層次作說明。
1.2.3著錄方式：參見0.2控制層次。
說明：內閣大庫檔案目錄中主要著錄層次區分為「案卷」與「件」，代表該筆目錄的描述層次為何。

1.3登錄號
1.3.1必要項目。
1.3.2為登錄檔案的唯一典藏號，共分四層：全宗號–系列號–案卷號–件號
1.3.3著錄方式：見0.2控制層次。
說明：全宗號、系列號仍在議定中，目前在目錄的著錄中，僅用二層，即案卷號–件號。案卷號以阿拉伯數字著錄六碼；件號以阿拉伯數字著錄三碼。

1.4品名及事由
1.4.1品名
1.4.1.1必要項目。
1.4.1.2定義：由著錄人員為該檔案所擬具的題名，代表檔案的主旨。
1.4.1.3著錄方式：文字力求精簡，約以15個中文字為原則。

1.4.2事由
1.4.2.1必要項目。
1.4.2.2定義：描述該檔案內容的提要，主要重點描述該檔案內容的人、事、時、地、物等相關訊息。
1.4.2.3著錄方式：約以60個中文字為原則。

1.5貼黃及釋文
1.5.1貼黃
1.5.1.1選擇項目。
1.5.1.2定義：明清檔案制度中，針對該檔案進行摘錄的內容。
1.5.1.3著錄方式：照錄全文。若貼黃散佚，著錄[殘]，若本無貼黃，則不予任何標示。照錄全文時，如遇殘缺文字，則殘缺1字，以1個□(內碼：A1BC)代替；殘缺2字，以2個□□代替；殘缺3字或3字以上，以3個□□□代替。

1.5.2釋文
1.5.2.1選擇項目。
1.5.2.2定義：為該檔案全部內容或局部內容的譯文。
1.5.2.3著錄方式：如該檔案非漢文，則著錄其漢文譯文。
例如：內閣俄羅斯文館試卷之滿文部份，譯為漢文全文。

1.6文件別、文本、版本
1.6.1文件別
1.6.1.1必要項目
1.6.1.2定義：即文種、文別，係指該檔案的文件種類。
1.6.1.3著錄方式：依檔案內容與形式辨認其文種，並以標準化詞彙著錄。
說明：內閣大庫檔案參見附件一–「內閣大庫文件別–文本表」。

1.6.2文本
1.6.2.1選擇項目
1.6.2.2定義：指該檔案在明清檔案制度中的文件版本。
1.6.2.3著錄方式：依檔案上所表示之文件版本照錄。文本本面上沒有任何文字，或原來就沒有本面者，即不錄；文本上有本面，但殘缺，則錄：[殘]。
說明：內閣大庫檔案參見附件一–「內閣大庫文件別–文本表」。

1.6.3版本
1.6.3.1選擇項目
1.6.3.2定義：檔案的版本，係指在該館管理制度中所典藏的版本。
1.6.3.3著錄方式：分為原件、副本二種。

1.7語文
1.7.1必要項目
1.7.2定義：指該檔案的語文。
1.7.3著錄方式：語文辨識依檔案內容所使用之語文照錄，單種語文錄單種，如：滿文；多種語文錄多種，如：滿文；漢文。無法確認為檔案內容且無法考證辨識之圖文，則不錄，例如類似簽名的文字。
說明：內閣大庫的檔案語文有滿文、漢文、蒙文、藏文、俄文等。

1.8文向、圖像
1.8.1文向
1.8.1.1選擇項目
1.8.1.2定義：指檔案內容文字的方向。
1.8.1.3著錄方式：依檔案內容文字之排行排版方向，以標準化詞彙著錄。
例如：右行、左行、反文、反書字、回文、倒文、環列。
說明：內閣大庫有左行、右行、清文右行漢文左行。

1.8.2圖像
1.8.2.1選擇項目
1.8.2.2定義：指檔案文件中的附圖，如週邊、文內、紙底有圖像者。
1.8.2.3著錄方式：檔案上有圖名，則照錄圖名，如月食圖；底圖、邊框、紋飾或插圖有既定稱法者，則錄其既定稱法，如敕書刻印雲龍紋板框；檔案上無圖名亦無既定稱法之圖像，墨色著錄「圖」；彩
色著錄「彩圖」。

1.9質材
1.9.1必要項目
1.9.2定義：指該檔案的載體質材。
1.9.3著錄方式：依檔案載體質材，以標準化詞彙著錄。
例如：紙本、絹本(包含緙絲等織質)。

1.10數量
1.10.1必要項目
1.10.2定義：指該檔案的單元數量。
1.10.3著錄方式：以件為計量單位。數量以阿拉伯數字標示。

1.11裝潢、高廣
1.11.1裝潢
1.11.1.1必要項目
1.11.1.2定義：指該檔案的裝訂形制。
1.11.1.3著錄方式：依檔案原始的裝訂形制，以標準化詞彙著錄。
例如：摺件，即用橫幅紙折疊而成；卷軸；簿冊，指排纂成冊者。

1.11.2高廣
1.11.2.1必要項目
1.11.2.2定義：指該檔案的高度及寬度
1.11.2.3著錄方式：以公分為單位，著錄高x寬，以阿拉伯數字標示，取整數，採無條件進位法。以文件主體為著錄對象，不錄附件高廣。文件主體著錄本面之高廣，不錄展開之高廣。
說明：題本24x12；奏本25x12, 24x12；奏摺(副奏) 23x11, 27x12；移會24x12；揭帖24x12。

1.12責任項
1.12.1必要項目
1.12.2定義：一般指檔案創稿資訊。
1.12.3著錄方式：分為責任者、責任日期、責任地點。
1.12.3.1責任者以檔案上之名稱為照錄原則。如有多人或多單位，二人以下含二人、二個單位以下含二個，照錄；三人含三人以上則錄第一人姓名加「等」標示多人、三個單位以上則錄第一單位名稱加「等」標示多單位。
1.12.3.2責任日期以檔案上的日期照錄含具奏日期、具題日期、擬定日期…等，中曆日期之數字年月日，以阿拉伯數字標示。不詳者錄[不詳]。殘缺以「﹖」標示。
1.12.3.3責任地點以檔案內容所屬責任地為著錄原則。


說明：內閣大庫著錄項目如下：

(1) 責任者，分為名稱、職銜
(1.1) 名稱：可能為具奏人姓名、具奏單位、具題人、皇帝…等。
(1.1.1) 檔案中有完整姓名者或完整單位名稱者，照錄。
(1.1.2) 檔案中只有姓，而名字可從其它考證資料中找到，錄其姓名，但需加註[ ]。例如：[史貽直]。若非人名，而為單位名稱時，非檔案上所有或檔案上為簡易或殘缺名稱時，由其它考證資料中找到完整單位名稱，亦加註[ ]。例如：[禮部]。
(1.1.3) 檔案中僅有姓，亦無法由其它考證資料中查其名，則照錄姓。例如：楊。檔案中非人名，而為簡易或殘缺單位名稱時，亦無法由其它考證資料中查其完整名稱時，則照錄。
(1.1.4) 檔案中之姓名，確知有缺誤，非他人、譯文、異體字、簡稱等，則更正其缺誤，加註[ ]，並於後以(原文： )補充說明。例如：[曾國藩](原文：曾國番)。
(1.2) 職術
(1.2.1)當責任者為人名時，才錄；若為單位名稱，則職術不錄。
(1.2.2)職銜含官名及稱銜，稱銜如親王、皇帝…等。
(1.2.3)著錄官名時，只錄實銜，不錄虛銜。
(1.2.4)若原文為官名之陳述，而非官名，則錄官名。如：巡撫山東，錄「山東巡撫」。
(1.2.5)在實銜中，有陳述事務者，若為官職份內管轄之事，則僅錄官職。如：巡撫江蘇等處地方提督軍務兼理糧餉，錄「江蘇巡撫」。若非為官職份內之事，則一併著錄。如湖廣總督兼署湖北巡撫，錄「湖廣總督兼署湖北巡撫」。

(2) 責任日期，分為中曆、西曆
(2.1)中曆
(2.1.1) 著錄帝王年號及年代月份日期，年代一律以阿拉伯數字標示。如乾隆1年1月1日。
(2.1.2)責任日期不詳，則錄[不詳]。如依檔案內容，可得知為某朝，則以( )補充於後。例如：[不詳](清)
(2.1.3)檔案中年月日未標示，則不錄。如乾隆元年，僅錄乾隆1年。
(2.1.4)檔案中年月日有殘缺者，以「﹖」標示。單項殘，如乾隆(殘)年1月1日，錄乾隆﹖年1月1日；多項殘，如乾隆(年月日皆殘)，錄乾隆﹖；如乾隆元年(月日殘)，則錄乾隆1年。
(2.1.5)責任日期為推側得知，則以[ ]註明。如[乾隆]1年1月1日、[乾隆1年]、[乾隆﹖年]
(2.1.6)閏月於”月”這個字前加「＊」。如雍正2年2*月2日。

(3) 責任地點
(3.1)以檔案之上奏屬地為著錄來源，以省為單位。亦指地方官員上奏某事時，即錄該官該事所屬之責任地名。如：廣東巡撫奏報該省某事，錄「廣東省」。
(3.1.1)填寫責任時間的地名名稱。
(3.1.2)以檔案具奏的事件發生地來填。
(3.1.3)若事件發生地跨越多個行政區，則照錄，不同行政區名以”；”區分。
(3.1.4)若事件發生地之行政區不明確，責任者官職可明確辨認其所轄行政區者，錄其所轄行政區名，多個則以”；”區分。如兩廣，錄：廣東省；廣西省。
(3.1.5)若事件發生地之行政區不明確，責任者官職又無法明確辨認其所轄行政區者，錄責任者官職中的地理範圍名稱，加[ ]。如宣大山西，錄：[宣大山西]。
(3.1.6)若事件發生地之行政區不明確，責任者官職又無法明確辨認其所轄行政局者，官職中地理範圍名稱亦無法考證，則錄[不詳]。
(3.2)中央之官員並無管轄地之分，所以並不須著錄責任地點，因此部本及移會皆不錄。
(3.3)暫不著錄。

1.13批示
1.13.1選擇項目
1.13.2定義：指該在檔案上由決策者批示的內容資訊。
1.13.3著錄方式：分為批示內容、批示日期。
1.13.3.1批示內容以照錄為原則。
1.13.3.2批示日期著錄方式同1.12.3.2
說明：內閣大庫著錄分為批紅內容、批紅日期。批紅內容泛指檔案上所批示之文字，無論是硃批或藍批，皆以照錄為原則。批紅日期以檔案上所示日期為著錄源，有則填錄，無則略。

1.14典藏沿革
1.14.1選擇項目
1.14.2定義：指檔案過去的典藏地。
1.14.3著錄方式：按時間先後序列典藏館名稱。
說明：內閣大庫遷移至中央研究院歷史語言研究所前所典藏之檔庫，如內閣檔庫、瀋陽舊檔等。

1.15保存狀況
1.15.1必要項目
1.15.2定義：記錄檔案的保存現況。
1.15.3著錄方式：檔案完整者著錄「整」；首尾完整，僅部份殘破，可經修補回復或不影響其內容完整性者，著錄「整」；基本上檔案本子頁幅完整，即錄「整」。檔案殘破，已影響其內容完整性者，著錄「殘」；基本上，檔案本子頁幅有缺者，即錄「殘」。修復狀況則視檔案日後是否再需進行修復，著錄「待修復」。

1.16使用限制
1.16.1必要項目
1.16.2定義：記錄檔案開放利用的相關限制。
1.16.3著錄方式：分為展覽限制、瀏覽限制、複印限制。

1.17備註
1.17.1選擇項目
1.17.2定義：有關該檔案的資訊，但無其法在其它欄位中表示者。
1.17.3著錄方式：說明欄位，以「：」區隔，後填錄說明內容。

說明：
(1) 內閣大庫描述中，例如裝潢上，摺件改修托裱捲軸，錄「裝潢：摺件改修捲軸」。
(2) 目前已用之三項為：
a. 文件別：移會抄件
b. 釋文：清文待譯
c. 裝潢：000001-000005同一摘由單
d. 版本：印刷、印刷及墨書、印刷及填墨
(3) 若各項欄位有直接錄自檔案之內容，如檔案內容有明顯之文字缺漏，補其所缺，但需加註[ ]；如[會]典，原檔案內容只有典；若檔案內容有明顯之文字誤置，更正其誤，但需於完整詞彙外加註[ ]，並於後以(原文： )補充說明原文內容，如[武闈]事件(原文：武圍)。若摘錄之檔案內容有明顯之文字缺誤，在非摘錄處有同字同意之完整正確內容，則直接更正其缺誤。本條各項直接更正於所屬欄位，不需記錄於備註欄。


1.18關連、主題、關鍵詞
1.18.1見乙編。
說明：內閣大庫著錄如下：
(1.1) 關連
(1.1.1)註明相關檔案之關係與登錄號。如本為一件，後因時空人等因素被分家者；同屬一案之各件；同件之正本、副本或抄印本但分屬不同文件別或文本等。關係分為層次、參見(含本揭對同、啟本–題本同文、奏本–題本同文等)、散佚三種。

(1.2) 主題
(1.2.1)分為內容分析、檔案分析……等。
(1.2.2)目前明確標示者有「台灣」、「硃批奏摺」、「藍批」等。
(1.2.3)暫不著錄。
(1.3) 關鍵詞
(1.3.1)照錄檔案中重要之人、地、事、物、團體等詞彙。
(1.3.2)暫不著錄。

1.19徵集方式
1.19.1必要項目
1.19.2定義：存藏所獲得該檔案的方式。
1.19.3著錄方式：捐贈，指由捐贈者免費贈予；移轉，指依法規條文或其它命令，由其他單位轉移典藏地；購買，指存藏所以經費購入者。

1.20版權聲明
1.20.1必要項目
1.20.2定義：聲明此檔案的所有權及此筆款目之版權。
說明：內閣大庫著「中央研究院歷史語言研究所 版權所有」。

1.21參考文獻
1.21.1選擇項目
1.21.2定義：該筆款目著錄之資料非來自檔案本身，則標明所查之參考文獻。
1.21.3著錄方式：分為篇名、刊名/書名/資料庫名稱、作者三欄。

1.22出版
1.22.1選擇項目
1.22.2定義：該檔案被收錄出版的出版品。
1.22.3著錄方式：分為出版品名、卷/冊、頁三欄。
說明：內閣大庫檔案有些出版為明清史料及明清檔案。如，該檔被收錄在明清史料 甲–07–125，則錄出
版品名為「明清史料」、卷冊為「甲07」、頁次為「125」。

1.23 附件
1.23.1 選擇項目
1.23.2 定義：除檔案本體外，其它包含的非檔案本體之物件。
1.23.3 著錄方式：著錄附件名稱及附件上包含之時間資訊。


乙編 標目

第一章 檢索款目之擇定(關鍵詞)
第二章 人名標目
第三章 團體標目
第四章 地名標目
第五章 主題(subject)

附件一–「內閣大庫文件別–文本表」

文件別文本
題本題本、題副、副本、密題本
奏本奏本、密奏本
揭帖揭帖、奏揭帖、密揭帖
啟本啟本、啟副
敕諭敕諭、敕稿、敕諭稿、敕書稿
詔詔、詔稿、詔敕稿簿
諭旨諭旨、諭旨彙奏、諭旨彙本、諭旨稿、諭稿
單清單、報單、發單、數目單、世襲單、歲貢單、禮物單
奏摺奏、奏摺、奏副、奏底、奏副摺、奏摺稿、奏稿、原奏、副本、副奏、副奏摺、副摺
圖　
實錄實錄稿
試卷會試–硃卷–文、會試–硃卷–武、會試–墨卷–文、會試–墨卷–武、殿試–文、殿試–武、 俄羅斯文館試卷
起居注起居注稿
試題會試試題–文、會試試題–武、鄉試試題–文、鄉試試題–武
試錄會試試錄–文、會試試錄–武、鄉試試錄–文、鄉試試錄–武
題名錄會試題名錄–文、會試題名錄–武、鄉試題名錄–文、鄉試題名錄–武