著錄體例
本著錄體例以史語所藏內閣大庫之明清兩朝檔案，進行檔案內容及形式上的分析、組織和記錄，以提供定義、管理定位並解釋說明檔案的館藏及徵集之背景，及每件檔案的事由、責任者、時間、文種、批示等項。
1.類型：明清檔案一律標示”檔案”。
2.登錄號：即民國七十年(1981)以後登錄檔案的流水號。
3.題名：題名即該檔案的主旨；事由則為內容摘要，重點描述人、事、時、地、物等相關訊息；並註明原件所使用文字為漢文、滿文或滿漢合璧。
4.責任者：該件檔案具題具奏人的姓名與職銜，檔案中有完整姓名及官職者照錄，官職只錄實銜及兼職，虛銜不錄；具題具奏人在該件檔案只有姓或因檔案殘缺而官職不詳時，參考印信關防或其他工具書，如錢實甫的《清代職官年表》可供查考時，將其名字或官職補上，並加註[]。原檔案內之姓名確知誤植，非他人譯文、異體字等，則予更正並加[]補充說明。
5.責任時間：該件檔案發下，進呈或移會的時間，即發文日期。著錄皇帝年號及年、月、日，並以阿拉伯數字標示；原件未標示月、日，則只錄其年。年月日殘缺時，以『？』標示。遇有閏月時，於”月”字前加『＊』標示，；如果責任日期不詳，則錄[不詳]。
6.批紅：題奏本章封面上有批紅，或奏摺內有硃批諭旨時，皆照錄其諭旨內容，國家有喪事時的藍批，亦照錄；遇有殘缺字，則以□代替。
7.文種：即文件別，指該檔案的文種類別，如制詔誥敕等下行文，及臣工進呈文書用的題奏本等上行文，及官府之間往來的公文書，如移、咨、等平行文。有些題奏本在封面上書密題或密奏，則題本、奏本為其文件別，封面上所書密題、密奏為其文本。再以奏摺的副本為例，其封面標示或作副奏，或副摺或奏底或奏，皆一字不易著錄在文本項下。
8.貼黃及釋文：題奏本後黏附貼黃時，即照錄全文。如遇殘缺文字，則以□代替。釋文即該件檔案全部內容或局部內容的譯文，如內閣俄羅斯文館試卷之滿文部份譯為漢文全文。
9.典藏沿革：即檔案過去的典藏地，清人入關以前天命、天聰等年間的文件，例如以無圈點老滿文書寫的滿文原檔，毛文龍致金國汗書信等，清初由盛京移至北京者，即標示為『瀋陽舊檔』，其他則標示為『內閣檔案』。
10.保存狀況：
12.關連、主題：註明相關檔案之關係與登錄號。例如一原件因時空、人為因素分為二件，或內容相同之題本、揭帖；奏本、揭帖等關係的說明。又主題一項，目前明確標示者有「臺灣」、「硃批奏摺」、「藍批」等。
13.參考文獻：該項著錄資料非來自檔案本身，則標明查考之參考文獻。分為篇名、刊名\書名\資料庫名稱、作者三欄。
14.出版：即該件檔案全文收錄出版的出版品名。分為出版品名、卷\冊、頁三欄。例如收錄在明清史料甲-07-125，則標示出版品名為「明清史料」、卷冊為「甲07」、頁次為「125」。
著錄以上各項資料的原則，一切以檔案本身的資訊為主。遇到檔案殘缺，資訊不完整的時候，參考工具書或其他書籍，如錢實甫的《清代職官年表》、或《清實錄》而得，會在參考文獻欄內註明所依據的資料。至於一時無從查考者，只是填上「不詳」一詞，留待研究者自行考究。檔案整理是件極為繁瑣的事，由於對檔案的知識有限，錯誤疏漏恐難避免，尚祈先進不吝指正。
1.類型：明清檔案一律標示”檔案”。
2.登錄號：即民國七十年(1981)以後登錄檔案的流水號。
3.題名：題名即該檔案的主旨；事由則為內容摘要，重點描述人、事、時、地、物等相關訊息；並註明原件所使用文字為漢文、滿文或滿漢合璧。
4.責任者：該件檔案具題具奏人的姓名與職銜，檔案中有完整姓名及官職者照錄，官職只錄實銜及兼職，虛銜不錄；具題具奏人在該件檔案只有姓或因檔案殘缺而官職不詳時，參考印信關防或其他工具書，如錢實甫的《清代職官年表》可供查考時，將其名字或官職補上，並加註[]。原檔案內之姓名確知誤植，非他人譯文、異體字等，則予更正並加[]補充說明。
5.責任時間：該件檔案發下，進呈或移會的時間，即發文日期。著錄皇帝年號及年、月、日，並以阿拉伯數字標示；原件未標示月、日，則只錄其年。年月日殘缺時，以『？』標示。遇有閏月時，於”月”字前加『＊』標示，；如果責任日期不詳，則錄[不詳]。
6.批紅：題奏本章封面上有批紅，或奏摺內有硃批諭旨時，皆照錄其諭旨內容，國家有喪事時的藍批，亦照錄；遇有殘缺字，則以□代替。
7.文種：即文件別，指該檔案的文種類別，如制詔誥敕等下行文，及臣工進呈文書用的題奏本等上行文，及官府之間往來的公文書，如移、咨、等平行文。有些題奏本在封面上書密題或密奏，則題本、奏本為其文件別，封面上所書密題、密奏為其文本。再以奏摺的副本為例，其封面標示或作副奏，或副摺或奏底或奏，皆一字不易著錄在文本項下。
8.貼黃及釋文：題奏本後黏附貼黃時，即照錄全文。如遇殘缺文字，則以□代替。釋文即該件檔案全部內容或局部內容的譯文，如內閣俄羅斯文館試卷之滿文部份譯為漢文全文。
9.典藏沿革：即檔案過去的典藏地，清人入關以前天命、天聰等年間的文件，例如以無圈點老滿文書寫的滿文原檔，毛文龍致金國汗書信等，清初由盛京移至北京者，即標示為『瀋陽舊檔』，其他則標示為『內閣檔案』。
10.保存狀況：
（1）檔案完整或首尾完整，僅部份殘破，不影響內容完整性者，標示『整』；其他不論是前缺或後缺，標示『殘』。修復狀況則以檔案日後需要修補者，標示『待修復』。
（2）裝潢：即該檔案的裝訂形制，如摺件係用橫幅紙折疊而成，題奏本等屬摺式文件，標示為『摺件』；制詔誥敕是以大張黃紙或絲絹書寫，以卷軸方式貯藏，標示為『卷軸』；起居注稿等係排纂成冊者，標示為『檔冊』。
（3）質材：即該檔案載體質材，標示『紙本』、『絹本』（含緙絲等織質）。
（4）高廣：該檔案的高度及寬度，以公分為單位，著錄高x寬，用阿拉伯數字標示；並以原件主體為著錄對象，其附件不錄高寬。
（5）圖像：檔案上有圖名，則照錄圖名，如月食圖；底圖、邊框有既定稱法，則錄其既定稱法；其他圖名，墨色標示「圖」；彩色標示「彩圖」。
11.附註：即以上各項的補充說明，例如摺件經修裱改裝為卷軸，標示「形制：摺件改修卷軸」或「版本：印刷」，「版本：印刷及填墨」或「釋文：清文待譯」等。12.關連、主題：註明相關檔案之關係與登錄號。例如一原件因時空、人為因素分為二件，或內容相同之題本、揭帖；奏本、揭帖等關係的說明。又主題一項，目前明確標示者有「臺灣」、「硃批奏摺」、「藍批」等。
13.參考文獻：該項著錄資料非來自檔案本身，則標明查考之參考文獻。分為篇名、刊名\書名\資料庫名稱、作者三欄。
14.出版：即該件檔案全文收錄出版的出版品名。分為出版品名、卷\冊、頁三欄。例如收錄在明清史料甲-07-125，則標示出版品名為「明清史料」、卷冊為「甲07」、頁次為「125」。
著錄以上各項資料的原則，一切以檔案本身的資訊為主。遇到檔案殘缺，資訊不完整的時候，參考工具書或其他書籍，如錢實甫的《清代職官年表》、或《清實錄》而得，會在參考文獻欄內註明所依據的資料。至於一時無從查考者，只是填上「不詳」一詞，留待研究者自行考究。檔案整理是件極為繁瑣的事，由於對檔案的知識有限，錯誤疏漏恐難避免，尚祈先進不吝指正。