工作規範

一、 通則

  1. 工作人員作業位置有檔案原件時，所有飲食不得接近檔案原件一公尺以內。當空間允許時，將工作人員生活必備區域如飲食、飲水等與工作區分隔開來。
  2. 工作人員作業時，須載上手套，避免以手直接碰觸檔案原件。
  3. 工作人員出入庫房，應遵循「庫房管理原則」。
  4. 作業流程中涉及檔案原件的移轉時，應確實完成系統登記，如無系統登記，則收受雙方應確實清點檔案實體數量，避免人為疏漏。


二、 原件維護

(一)作業流程

  1. 無號提件
  2. 掃灰
  3. 檢視
  4. 拼湊、綴補
  5. 裱褙
  6. 送登錄 或 送它類存檔

(二)作業原則

  1. 原件維護過程中，工作人員應秉持專業態度，利用規定之專門工具與材料，依專業知識選擇適當之維護方式。
  2. 以不破壞檔案為原則，維護檔案形體及內容的完整性及正確性。
  3. 檢視時，需依「檔案原件分類原則」予以區分。
  4. 無法確認為同件之檔案，不任意拼湊、綴補，避免造成不可挽回的錯誤。


三、 登錄

(一)作業流程

  1. 收件
  2. 再檢視
  3. 鈐印
  4. 打號
  5. 登錄
  6. 歸架

(二)作業原則

  1. 再檢視時，需依「檔案原件分類原則」予以區分。
  2. 鈐印、打號需依規定，使用專門工具與材料，在檔案上既定位置進行。
  3. 檔案需依檔案原件分類及架次順序予以歸架，並將相關資料於系統中確實登錄。


四、 數位化

(一)作業流程

  1. 有號提件
  2. 原件格式再判別
  3. 掃描或數位攝影
  4. 校驗
  5. 歸檔
  6. 原件歸架

(二)作業原則

  1. 如為委外作業，應詳列本工作室工作人員及委外廠商之工作人員權責區分。本工作室工作人員應擔負提件、判別、校驗、歸架等重要工作。
  2. 作業進行依本工作室掃校作業流程辦法，並應遵循相關規範細則。
  3. 掃校過程中不得因任何因素傷害或破壞檔案原件，所應用之設備也應於規劃之初，以檔案保護為最高原則，訂定相關規格。
  4. 數位檔之歸檔應採多元異地備份原則，規劃多重載體備份，儲存於相異的二個地點以上。


五、 摘要

(一)作業流程

  1. 有號提件
  2. 比對
  3. 抄錄
  4. 分析
  5. 摘要著錄
  6. 校對
  7. 原件歸架

(二)作業原則

檔案著錄，依據「明清檔案著錄規則」，以「寧缺勿錯」為最高原則。


六、 庫房管理原則

  1. 工作人員出入庫房需著安全裝備，包括手套、口罩等
  2. 任何飲食不得攜入庫房。
  3. 任何作業過程，需進行有號提件與歸架程序時，工作人員應於庫房門口立即完成系統登記。
  4. 非工作人員一律不得進入庫房重地，如有特殊需要，經由召集人同意方可進入，並需遵守庫房管理原則。
  5. 庫房內部架次依原則編排完畢後，需貼上明確標示，非必要勿任意改換架次順序。
  6. 任何作業過程，需進行提件與歸架程序時，工作人員應謹守架次順序，勿任意錯置檔案。
  7. 工作人員每月於月終時需進行庫房檢視，確認架次標示清楚、架順無誤、檔案無錯置。
  8. 工作人員應隨時注意庫房內部之溫溼度，如有異常應立即修正。


七、 開放利用管理原則

  1. 原件開放對象及使用原則，依「中研院史語所藏內閣大庫檔案原件使用辦法」
  2. 內閣大庫全文影像資料庫開放對象及使用原則，依「文物圖書數位資料內部使用要點」及「中研院史語所藏內閣大庫檔案資料庫國內團體/個人使用辦法」辦理。