本所於民國八十五年起，建置內閣大庫檔案系統，開發使用者線上瀏覽與檢索等相關功能，旨在提供研究者詳盡且系統化的明清檔案資訊。民國九十年初，為提升系統之檢全率與檢準率，曾與國立故宮博物院協力建置人名權威檔，輔助系統進行人物資訊的權威控制。
人名權威檔的內容包含兩大部分：一是傳主的基本資料，包括姓名、生卒年、異名、籍貫、傳略、出身、專長、著述、關聯、其他參考文獻等欄位。異名欄包括：著錄來源或考證來源中有記載之同人不同名稱，未經權威款目採用者，並標示其種類，如初名、別稱、字、號、諡等等。關聯欄則著重於傳主的親屬、師友關係。二是傳主的履歷，記錄傳主歷任官職，及任官時間。職銜中官名以正式官名為原則，如正式官名有常用之通稱，著錄通稱，得視情況補充正式官名。除職官銜外亦包括爵位的收錄。此外，若無法得知正式官名或通名，只知奉派管理某某事務者，如：稽察中書科事務等。亦比照故宮典藏之清國史館與清史館之傳包稿著錄。而受賜的各種殊榮，如賞戴花翎、賞穿黃馬褂等；或非官銜之履歷，如山長等職，其他如丁憂守制、致仕等情形亦予以記錄，按照年代日期，使之條目有序。
人名權威檔最初係以明清檔案（內閣大庫檔案、軍機檔、宮中檔等）為主要參考資料，另輔以故宮典藏之清國史館傳包、傳稿及清史館傳稿，再選取學界公認具權威性的史料，如《國立故宮博物院清代文獻檔案：武職大臣年表》、《明實錄》、《清實錄》、《清代官員履歷檔案全編》、《明代傳記叢刊》、《清代傳記叢刊》，及今人編纂的《清代名人傳略》、《清代職官年表》、《清人室名別稱字號索引》等做為參考文獻，亦使用《清代職官志》、《中國官制大辭典》等參考書籍。這些文獻的考證性經過排序，引用時，以具較高考證性者優先。
為便於使用者應用，本庫合併傅斯年圖書館人名權威資料檢索系統，並與印記人名資料庫合作，構建印主人名檔，同時與中國歷代人物傳記資料庫（CBDB）分享彼此資源，近期亦漸次新增《清代硃卷集成》等人名資料內容，故收錄人物實已跨越明清兩朝。
為使著錄結果具一致性及可靠性，訂定著錄規則。著錄規則乃由明清史學專家、資訊顧問及內容著錄人員，經反覆討論取得共識，累積而成。同時根據實際著錄時遇到的狀況，隨時討論，做成紀錄，務使資料庫正確反映史料內容。著錄人員依據參考文獻、著錄規則及討論紀錄，將史料內容系統化整理，建置於網站資料庫內，方便使用者隨時查詢。
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