• 總則
• 職官體系（中央）
• 職官體系（地方）
• 官員年表
• 官缺

1. 著錄來源
以《大清會典事例》及《清史稿‧職官志》中所記載之行政機關名稱和職官名稱為主要著錄來源。
2. 考證來源
主要參考內閣大庫檔案、臺北國立故宮博物院藏宮中檔奏摺、軍機處奏摺錄副檔、清國史館傳包、清國史館傳稿，以及中國第一歷史檔案館藏《清代官員履歷檔案全編》、漢籍電子文獻《清實錄》、《清朝通典》、《清朝通志》、《清朝文獻通考》、康熙、雍正、乾隆、嘉慶、光緒五朝《會典》、《欽定八旗通志》、《清史列傳》、《清史稿校註》、縉紳錄、方志等史料，輔以今人整理《清代國家機關考略》、《清代中央國家機關概述》、《清代地方官制考》、《清代政區沿革綜表》、《清代官員年表》、《清季職官表附人物錄》等為考證來源，按主次要考證依據序列，並著錄考證來源於參考文獻欄中。
3. 標點符號
1. [ ]用於推測性質的資料著錄。
2. ( )用於補充說明的資料著錄。
3. ; 用於同一欄位中同性質多筆資料的區分。
4. 內容架構
職官體系分為中央機關、地方職官，以及對應體系的官員年表。

職官體系中央以機關名稱為主，其下分列配置職官；地方以職官名稱為主，武職尚設武職機關。

1. 機關名稱
著錄機關正式名稱。裁撤或改制成新名者，另建一條目。
例：光緒年間「戶部」改制為「度支部」，則分別著錄「戶部」、「度支部」各一款目。

2. 機關異名
著錄同義異名、簡稱、通稱、別稱、俗稱，不錄誤名、誤字。
例：「文選清吏司」的機關異名為「文選司」。

3. 機關舊名
著錄行政機關改名前的舊名。
例：「度支部」的機關舊名為「戶部」。

4. 機關新名
著錄行政機關改名後的新名。
例：「戶部」的機關新名為「度支部」。

5. 機關職掌
著錄機關處理的業務，以引用史料原文為原則，以序號及分號區隔二筆以上的史料。

6. 設置詳情
分為中曆、西曆、上級機關、沿革說明與參考文獻五欄。

1. 中曆
• 中曆起年與迄年以帝王年號加年份，並以”–“標示起迄，紀年以阿拉伯數字標示。例：雍正10年-乾隆40年。
• 若為推測年份、年號，則著錄方式為[帝王年號加數字年]。例：[乾隆30年]。
• 若為推測年份，則著錄方式為帝王年號加[數字]年。例：乾隆[30]年。
• 若不知年份，則著錄方式為年號加？年。例：乾隆？年。
• 若不知年份、年號，則以「不詳」表示。
2. 西曆
• 中西曆換算參考「兩千年中西曆轉換」http://sinocal.sinica.edu.tw/。
• 著錄方式為西元年，並以”–“標示起迄，例：1655-1656。
• 若為推測年份，則著錄方式加上[ ]，例：[1655]。
• 若不知年份，則以「不詳」表示。
• 中曆年年底換算為西曆次年年初者，則著錄西曆次年。例：雍正十二年十二月癸丑為西曆1735.1.5。
3. 上級機關
著錄上一級機關。例：「文選清吏司」的上級機關為「吏部」。

4. 沿革說明
機關設置及裁撤的史料敘述，以引用史料原文為原則。以序號及半形分號區隔二筆以上的史料。

5. 參考文獻
著錄方式為：書名,卷數,頁數。以序號及半形分號區隔二筆以上的史料。

7. 配置職官
分為名稱、異名、品級、中曆與西曆五欄。

1. 職官名稱
著錄職官的正式名稱，不錄機關名稱。例：吏部尚書著錄為「尚書」。

2. 異名
• 著錄同義異名、簡稱、通稱、別稱、俗稱，不錄誤名、誤字。例：步軍統領的異名為「九門提督」。
• 以半形分號區隔二個以上的異名。
3. 品級
著錄正從一至九品及未入流。職官的品級若有變化，以文字說明。

4. 中曆
• 職官設置的中曆起迄時間，著錄規則同機關設置詳情中曆。
• 若有二個以上的起迄時間，則以半形分號區隔。
5. 西曆
• 職官設置的中曆起迄時間，著錄規則同機關設置詳情西曆。
• 若有二個以上的起迄時間，則以半形分號區隔。
8. 參考文獻
著錄該款目相關的史料，著錄方式為：書名,卷數,頁數。

9. 備註
若無法歸於任一欄位，又需補充說明者，則記載於此欄。

1. 職官名稱
著錄機關正式名稱。裁撤或改制成新名者，另建一條目。例：順治年間「兩江總督」分置總督各一，則分別著錄「江南總督」、「江西總督」各一條目，後裁併復為「兩江總督」，此後歸於「兩江總督」條目。
2. 職官異名
著錄同義異名、簡稱、通稱、別稱、俗稱，不錄誤名、誤字。例：「兩江總督」的職官異名為「江南江西總督」。
3. 品級
著錄正從一至九品及未入流。職官的品級若有變化，以文字說明。
4. 職掌
著錄機關處理的業務，以引用史料原文為原則，不同性質者分別列出。
5. 設置詳情
分為中曆、西曆、上級職官、沿革說明、轄區、治所、駐防地、官缺與參考文獻。
1. 中曆
職官設置的中曆起迄時間，著錄規則同機關設置詳情中曆。
2. 西曆
職官設置的中曆起迄時間，著錄規則同機關設置詳情中曆。
3. 上級職官
• 著錄上一級職官。例：「直隸巡撫」的上級職官為「直隸總督」。
• 若同時隸屬多個職官時，以半形分號區隔。例：「安徽布政使」的上級職官為「兩江總督;安徽巡撫」。
4. 沿革說明
• 職官設置及裁撤的史料敘述，以引用史料原文為原則。
• 以序號及半形分號區隔二筆以上的史料。
5. 轄區
• 文職行政專填欄位。
• 著錄下一級地區。
• 轄區以半形分號區隔。
  例：「臺灣府知府」轄區為「臺灣縣;鳳山縣;諸羅縣;彰化縣;淡水廳」
6. 治所
• 文職專填欄位。
• 府以上層級，以府或直隸州、廳為治所；府以下層級，則以縣或散州、廳為治所。
  例：「直隸總督」治所為「保定府;天津府」。
7. 駐防地
• 武職專填欄位。
• 著錄以史料記載地區原名為原則。
  例：「馬蘭鎮總兵」駐防地為「馬蘭關」。
8. 官缺
• 官缺分為最要、要、中、簡缺，以及衝、繁、疲、難。
• 官缺時間：中西曆著錄規則同機關設置詳情中西曆。
9. 參考文獻
• 著錄方式：書名,卷數,頁數。
• 以序號及半形分號區隔二筆以上的史料。
6. 參考文獻
著錄該款目相關的史料，著錄方式為：書名,卷數,頁數。
7. 備註
若無法歸於任一欄位，又需補充說明者，則記載於此欄。

1. 上級機關
1. 同中央機關著錄規則，著錄該機關的上一級機關。
   例：「文選清吏司」的上級機關為「吏部」。
2. 機關名稱相同，而上級機關不同時，著錄該欄以區別之。
   例：「刑部」、「戶部」均有設置「福建清吏司」，須於上級機關欄分別著以區別之。
2. 機關名稱
著錄行政機關的正式名稱。
3. 職官名稱
著錄職官的正式名稱，不錄機關名稱。
例：吏部尚書著錄為「尚書」。
4. 任職者
分為任職者、類別、滿漢缺、任期、備註、參考文獻。
1. 任職者
一個任期立一筆，以任期時間先後排序，若同一任職者有二個以上的任期，則另立新的一筆。
2. 類別
著錄非實授的任官方式。例：署、兼署、兼、護、管、兼理。
3. 滿漢缺
同一職官分滿缺、漢缺者，先列滿缺，後列漢缺，著錄於任期前。
4. 任期
• 職官任期異動的中曆起迄時間，著錄規則同職官體系設置詳情中曆。
• 任期以授命時間為起迄，若授命時間不詳則以到任時間、交印時間為起迄。
5. 備註
若無法歸於任一欄位，又需補充說明者，則記載於此欄。
6. 參考文獻
著錄該款目相關的史料，著錄方式為：書名,卷數,頁數。

1. 上級政區
1. 著錄該行政區歷來沿革上級政區。
2. 以;區分多值，可連結至「中國歷史地名查詢系統」查看該政區詳情。
   例：福建省;臺灣省
3. 依據有官缺資料時間著錄其上級政區。
   例：雍正年間無官缺資料，不著錄該時期上級政區。
2. 行政區
1. 著錄該行政區正式名稱，可連結至「中國歷史地名查詢系統」查看該政區詳情。
   例：臺灣府
2. 同名政區
   • 同省同名：有沿革關係但隸屬不同上級政區者，著錄為同一行政區，以;區隔多值上級政區。
     例：趙城縣上級政區為「平陽府;霍州直隸州」
   • 不同省同名：無沿革關係者，著錄非同一行政區。
     例：直隸省東安縣、湖南省東安縣，上級政區不同。
   • 不同省同名：有沿革關係者，著錄為同一行政區，以;區隔多值上級政區。
     例：臺灣府上級政區為「福建省;臺灣省」
3. 詳情
分為中曆、西曆、官缺1、官缺2、備註與參考文獻六欄。
1. 中曆
起迄時間，著錄規則同職官體系設置詳情中曆。
2. 西曆
起迄時間，著錄規則同職官體系設置詳情西曆。
3. 官缺1
著錄最要、要、中、簡缺，可勾選式檢索。
4. 官缺2
著錄衝、繁、疲、難，可下拉式選單檢索。
5. 備註
若無法歸於任一欄位，又需補充說明者，則記載於此欄。
6. 參考文獻
著錄該款目相關的史料，著錄方式為：料庫/書名,卷數,頁數。