工作規範
一、 通則
二、 原件維護
(一)作業流程
(二)作業原則
三、 登錄
(一)作業流程
(二)作業原則
四、 數位化
(一)作業流程
(二)作業原則
五、 摘要
(一)作業流程
(二)作業原則
檔案著錄,依據「明清檔案著錄規則」,以「寧缺勿錯」為最高原則。
六、 庫房管理原則
七、 開放利用管理原則
- 工作人員作業位置有檔案原件時,所有飲食不得接近檔案原件一公尺以內。當空間允許時,將工作人員生活必備區域如飲食、飲水等與工作區分隔開來。
- 工作人員作業時,須載上手套,避免以手直接碰觸檔案原件。
- 工作人員出入庫房,應遵循「庫房管理原則」。
- 作業流程中涉及檔案原件的移轉時,應確實完成系統登記,如無系統登記,則收受雙方應確實清點檔案實體數量,避免人為疏漏。
二、 原件維護
(一)作業流程
- 無號提件
- 掃灰
- 檢視
- 拼湊、綴補
- 裱褙
- 送登錄 或 送它類存檔
(二)作業原則
- 原件維護過程中,工作人員應秉持專業態度,利用規定之專門工具與材料,依專業知識選擇適當之維護方式。
- 以不破壞檔案為原則,維護檔案形體及內容的完整性及正確性。
- 檢視時,需依「檔案原件分類原則」予以區分。
- 無法確認為同件之檔案,不任意拼湊、綴補,避免造成不可挽回的錯誤。
三、 登錄
(一)作業流程
- 收件
- 再檢視
- 鈐印
- 打號
- 登錄
- 歸架
(二)作業原則
- 再檢視時,需依「檔案原件分類原則」予以區分。
- 鈐印、打號需依規定,使用專門工具與材料,在檔案上既定位置進行。
- 檔案需依檔案原件分類及架次順序予以歸架,並將相關資料於系統中確實登錄。
四、 數位化
(一)作業流程
- 有號提件
- 原件格式再判別
- 掃描或數位攝影
- 校驗
- 歸檔
- 原件歸架
(二)作業原則
- 如為委外作業,應詳列本工作室工作人員及委外廠商之工作人員權責區分。本工作室工作人員應擔負提件、判別、校驗、歸架等重要工作。
- 作業進行依本工作室掃校作業流程辦法,並應遵循相關規範細則。
- 掃校過程中不得因任何因素傷害或破壞檔案原件,所應用之設備也應於規劃之初,以檔案保護為最高原則,訂定相關規格。
- 數位檔之歸檔應採多元異地備份原則,規劃多重載體備份,儲存於相異的二個地點以上。
五、 摘要
(一)作業流程
- 有號提件
- 比對
- 抄錄
- 分析
- 摘要著錄
- 校對
- 原件歸架
(二)作業原則
檔案著錄,依據「明清檔案著錄規則」,以「寧缺勿錯」為最高原則。
六、 庫房管理原則
- 工作人員出入庫房需著安全裝備,包括手套、口罩等
- 任何飲食不得攜入庫房。
- 任何作業過程,需進行有號提件與歸架程序時,工作人員應於庫房門口立即完成系統登記。
- 非工作人員一律不得進入庫房重地,如有特殊需要,經由召集人同意方可進入,並需遵守庫房管理原則。
- 庫房內部架次依原則編排完畢後,需貼上明確標示,非必要勿任意改換架次順序。
- 任何作業過程,需進行提件與歸架程序時,工作人員應謹守架次順序,勿任意錯置檔案。
- 工作人員每月於月終時需進行庫房檢視,確認架次標示清楚、架順無誤、檔案無錯置。
- 工作人員應隨時注意庫房內部之溫溼度,如有異常應立即修正。
七、 開放利用管理原則
- 原件開放對象及使用原則,依「中研院史語所藏內閣大庫檔案原件使用辦法」
- 內閣大庫全文影像資料庫開放對象及使用原則,依「文物圖書數位資料內部使用要點」及「中研院史語所藏內閣大庫檔案資料庫國內團體/個人使用辦法」辦理。